Non ho tempo: e se il problema non fosse il tempo?

«Non ho tempo.»

Insieme a “Sono stanco” e “Ho troppe cose da fare” è probabilmente una delle frasi che pronunciamo più spesso durante il giorno, sia che si tratti di lavoro che di vita personale.
La diciamo davanti a una casella di posta che continua a riempirsi, a una lista di attività che sembra non finire mai, a una giornata scandita da riunioni, messaggi, notifiche e richieste che si incastrano una dentro l’altra.

Eppure il tempo, tecnicamente, non cambia.

Le ore a disposizione restano ventiquattro. Quello che cambia è quante cose cerchiamo di farci stare dentro, quante reclamano contemporaneamente la nostra attenzione e quanta energia abbiamo a disposizione per gestirle o quante ce ne facciamo rubare dai signori grigi*

*Pausa pubblicitaria per i consigli di lettura: se lo avete fatto da piccoli rileggetelo, se non lo avete fatto da piccoli leggetelo ora: MOMO di Michael Ende

Forse, allora, quando diciamo “non ho tempo”, non stiamo parlando soltanto di minuti di orologio.

Il tempo non si gestisce. Si gestisce ciò che decidiamo di farne

Nel mio lavoro di Professional organizer APOI parto spesso da una distinzione semplice: il tempo è una risorsa finita e democratica. Non possiamo produrne altro, conservarlo per domani come suggeriscono i suddetti signori grigi o recuperare quello di ieri.

Possiamo però scegliere intenzionalmente, come investirlo ad esempio in attività, gestione delle informazioni, attenzione dedicata a una persona.

È una differenza meno semantica di quanto sembri.

Se considero il problema esclusivamente come mancanza di tempo, la soluzione più immediata sarà cercare di diventare più veloce: una nuova app, una tecnica di produttività, una to-do list più sofisticata.

Se invece mi domando che cosa sto cercando di far entrare nel mio tempo, le domande diventano altre:

Quali attività sono davvero necessarie?
Quali dipendono da me?
Quali potrebbero essere eliminate, semplificate o delegate?
Quali richiedono concentrazione e quali possono essere raggruppate?
E soprattutto: quello che riempie le mie giornate corrisponde davvero alle mie priorità?

Nel Professional organizing l'organizzazione non è infatti un obiettivo in sé: è uno strumento funzionale al raggiungimento dei propri obiettivi.
Potremmo immaginarla come un esoscheletro, una sorta di struttura che ci sostiene nell'allocare in modo più consapevole risorse inevitabilmente limitate come tempo, spazio ed energia.

Essere occupati non significa necessariamente produrre valore

Su questo punto il lavoro del mio guru Cal Newport offre un interessante cambio di prospettiva.

Nei suoi libri, Newport mette in discussione un modello molto diffuso nel lavoro della conoscenza: quello in cui la produttività viene confusa con la continua attività.

Rispondere, controllare, aggiornare, partecipare, passare rapidamente da un compito all'altro ci fa percepire una giornata piena, ma una giornata piena non è necessariamente una giornata dedicata alle cose importanti. E il sovraccarico non è necessariamente il prezzo da pagare per ottenere risultati significativi; può, al contrario, diventare un ostacolo.

Questo significa passare dalla domanda:

«Come faccio a fare tutto?»

a una domanda forse più scomoda:

«Tutto questo deve davvero essere fatto?»

E subito dopo:

«Deve essere fatto adesso? Da me? In questo modo?»

La lista dice cosa. La pianificazione a blocchi costringe a chiedersi quando

C'è poi un altro passaggio interessante nel lavoro di Newport.

Molte persone organizzano la propria giornata partendo esclusivamente da una lista di cose da fare. Newport definisce questo approccio reattivo: tra un appuntamento e l'altro scegliamo qualcosa dalla lista, rispondiamo a ciò che arriva e cerchiamo di procedere.

La sua alternativa è diventare attivi nella scelta di come spendere il tempo, ad esempio attraverso una tecnica chiamata time blocking: attribuire preventivamente blocchi di tempo alle diverse tipologie di lavoro, lasciando comunque la possibilità di modificare il piano quando gli imprevisti arrivano a scombussolare la nostra giornata. Siamo però sempre noi a decidere come rimanere in controllo di quella giornata.

Il punto che trovo più interessante non è riempire ogni ora della giornata.

Anzi.

Il valore del metodo sta nel rendere visibile un fatto che una to-do list tende a nascondere: ogni attività occupa spazio.

Scrivere “preparare presentazione” in una lista costa una riga.

Realizzarla può costare tre ore.

Quando pianifichiamo a blocchi il tempo diventa improvvisamente concreto e siamo costretti a confrontare ciò che vorremmo fare con ciò che è realisticamente possibile fare.

È in quel momento che organizzare significa, soprattutto, scegliere.

Ecco, organizizzare, in questo senso significa proprio darsi l’opportunità di essere intenzionali, di mantenere le redini della giornata e di mandare i signori grigi a farsi un giro!

Può darsi che “non ho tempo” sia un segnale

La frase “non ho tempo” merita quindi di essere ascoltata.

Non necessariamente come constatazione definitiva, ma come indicatore.

Può voler dire che abbiamo realmente troppe attività rispetto alle risorse disponibili. Che le priorità non sono chiare. Che il nostro lavoro viene continuamente frammentato. Che stiamo dedicando attenzione a richieste che non corrispondono ai nostri obiettivi.